Los eventos virtuales pisan cada vez más fuerte entre aquellas empresas que desean fomentar y publicitar sus actividades. El objetivo de este tipo de convocatorias suele ser el mismo de los eventos presenciales de carácter corporativo, sin embargo, estos eventos online tienen multitud de ventajas: reducción de costes, mayor cobertura, mejor accesibilidad y la posibilidad de la interactividad.

Los eventos virtuales tienen además la capacidad de reunir a un alto número de personas sin necesidad de que su asistencia sea física. Debido a sus características, los expertos prevén que en las próximas décadas este tipo de eventos o congresos, marcarán la agenda de casi todas las empresas.
9 consejos claves para la organización de un evento virtual
Para organizar un evento de forma óptima hay que prestar especial atención a las tareas organizativas. Un evento que se desarrolla en el ciberespacio, conlleva un trabajo complejo y debe estar bien definido. Por eso, vamos a darte 9 consejos esenciales que te ayudarán a que tus eventos virtuales sean un éxito:
1. Definir los objetivos claramente
El primer paso en cualquier encuentro virtual es definir qué se quiere conseguir con el evento. ¿Atraer nuevos clientes?, ¿Fidelizar los que ya se tienen?, ¿Informar?, ¿Formar?, hay que saber qué es lo que se está buscando. Definir los objetivos, te dará la guía para saber qué hacer a lo largo de la organización de todo el evento. Además, te ayudará también a definir qué variables debes medir cuando el evento ya se haya celebrado.
2. Publicita tu evento
De nada servirá que organices el mejor evento virtual del año, si no difundes la información de forma idónea. Los canales más adecuados para difundir un evento virtual serán, obviamente, los canales digitales. Si cuentas con una buena base de datos, las campañas de email marketing tendrán un alto impacto. Por supuesto, las redes sociales también te darán el empujón que necesitas. Si realizas un estudio sobre las horas con mayor impacto para tu campaña, el éxito estará garantizado. Si se quiere tener un mayor alcance, también puedes hacer campañas publicitarias en redes sociales, en Google o en la prensa digital.
3. Capta a tus leads
Lo mejor de crear eventos virtuales es lograr captar nuevos clientes potenciales. Por eso es mejor utilizar formularios de inscripción, para después poder hacer un seguimiento de los asistentes a tu evento y poder volver a contactar con ellos cuantas veces lo necesites.
4. Cuida la imagen
La imagen de un evento abarca desde lo más evidente (un cartel) hasta los más pequeños detalles. Profundizaremos en este punto, para desglosarlo en distintos aspectos:
- El cartel
La imagen que publicita el evento debe ser muy visual, pues será lo primero, quizás lo más importante, que capte la atención de clientes potenciales. Utiliza imágenes llamativas y colores radiantes, pero comprueba que al final todo el conjunto ofrezca un resultado armonioso. A veces, menos es más. Asegúrate también que el cartel contenga la información completa del evento: Título, fecha, hora, dirección, etc.
- Escenografía
Que el evento sea virtual no significa que no tengamos que cuidar la imagen de lo que mostramos en la pantalla. Procura siempre utilizar elementos corporativos en el fondo del escenario. Evita a toda costa mostrar desorden o elementos que puedan distraer la atención de los asistentes. Algunas plataformas permiten difuminar el fondo de la habitación o crear fondos personalizados. Si eliges esta última opción, trata de no elegir un fondo demasiado llamativo, recuerda que la atención debe estar centrada en las personas que hablan en el evento.
- Vestuario
Dependiendo de las circunstancias puedes mostrar un aspecto más formal o más informal, pero el lema debe ser: Arréglate del mismo modo en que lo harías si fuera un evento presencial.
5. Las pruebas técnicas
Para asegurarse de que todo saldrá bien en el día del evento, hay que hacer pruebas en la plataforma tecnológica que hayamos elegido usar: pruebas de sonido, de cámara, de los documentos que se vayan a presentar, etc. Hay que indicar a los participantes los pasos a seguir y contar con un guion para que todos sepan en qué momento tendrán que intervenir durante el acto.
6. Limitar el tiempo del evento
Mantener la atención en un evento virtual requiere mucha concentración y entraña mayor dificultad que en los eventos presenciales, así que hay que tratar de ser lo más dinámico posible. Para ello es aconsejable que el evento virtual no se extienda más de 2 horas y que en el desarrollo del mismo, no se hable de la misma temática durante más de 20 o 30 minutos.
7. Interacción con los asistentes
Es necesario buscar formas de interactuar con los participantes y puede ser a través de encuestas, preguntas, concursos, etc. De esa forma la audiencia se mostrará mucho más interesada y receptiva en el evento virtual.
8. Crear vínculos después del evento
Una vez que haya finalizado el evento, es necesario fortalecer los vínculos con los asistentes por medio del email. Una buena fórmula es enviar una newsletter, con un resumen de los contenidos, después del evento. También se puede mandar una encuesta de opinión o ofrecer un canal para resolver las dudas que se hayan podido producir en el evento. Cualquier cosa que te permita mantener el contacto con los asistentes, te ayudará a crear comunidad.
9. Medir el impacto del evento
Al final del proceso, se debe crear un informe con los resultados del evento. Hay que conocer el porcentaje de las personas inscritas que finalmente asistieron al acto o saber, por ejemplo, cuántos de los participantes se han interesado en otros productos o servicios que ofreces, también cuánta gente hay venido a través de las redes sociales, etc. Hay infinidad de variables que se pueden medir y te servirán para perfilar y mejorar tus futuros eventos virtuales.
¿Qué plataformas se pueden usar para organizar un evento virtual?
Para el desarrollo de los eventos online, es fundamental el uso de de una plataforma especializada. Actualmente existen muchas opciones, pero hoy nos centraremos en las más populares, en las que utilizan un mayor número de personas:
- Zoom
Es la plataforma de moda. Permite organizar conferencias para grupos con videos de alta definición. Es capaz de generar avisos para los invitados al evento, programar reuniones puntuales o recurrentes, silenciar a los participantes, compartir pantalla e incluso grabar las reuniones. Cuenta con diferentes precios en función de la capacidad económica de los organizadores.
- Google Meet
Esta herramienta destaca por la facilidad de su uso. Permite una videoconferencia grupal de hasta 250 participantes en una videollamada. Esta plataforma está conectada a Google Calendar y la grabación de las ponencias se puede realizar a través de Google Drive. Google Meet permite no solo silenciar a los participantes, sino también no admitir a usuarios desconocidos, eliminar participantes y videollamadas cifradas.
- Vimeo
Es una de las plataformas que mayor calidad de video puede ofrecernos. Con capacidad ilimitada de asistentes, se puede grabar el evento completo justo al mismo tiempo de la finalización.
En última instancia, no se trata más que de ir acompañando los cambios que se van produciendo en el mundo empresarial. Así que al final, hay que atreverse y contemplar estos eventos virtuales como una parte muy importante en la comunicación de la empresa.