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Cómo presentarse y despedirse en una reunión de trabajo


Publicado: 3 octubre, 2024 |

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Parece que no, pero a menudo el éxito de una reunión de trabajo puede decidirse en los primeros momentos. Como suele decirse, no existe una segunda oportunidad para conseguir una buena primera impresión, así que es preciso que inviertas tu energía en entender cómo causarla. Al igual que la primera impresión es clave, también lo es la despedida. Presentarse en una reunión de trabajo, así como despedirse, de manera adecuada, puede suponer la diferencia entre que se acuerden de ti o no a la hora de concederte un contrato o solicitarte un servicio.

Hay infinidad de situaciones en que puedes necesitar hacer una presentación de ti mismo, con vistas a conseguir alguno de tus objetivos profesionales. Una presentación en una entrevista de trabajo, una rueda en networking, el comienzo de una presentación de empresa, una acción formativa, o incluso el primer programa de un podcast.

En ninguna de estas ocasiones sueles tener mucho tiempo. Hoy día se ha popularizado el término “elevator pitch”. ES decir, resumir la presentación y lo que ofreces en el tiempo que dura el trayecto de un ascensor. Esto quiere decir, aproximadamente, entre 30 segundos y dos minutos. Imagina cómo reduce esto el tiempo de presentarte. Obviamente, no siempre dispondrás de tan poco tiempo, pero un emprendedor debe realizar muchas tareas, y le preocupan mucho los ladrones de tiempo.  En definitiva: no dispones de mucho tiempo y tienes que hacerlo breve e interesante.

Información para dar al presentarse en una reunión de trabajo

La INFORMACIÓN que debe contener la presentación es siempre la misma: Nombre, perfil profesional, tu experiencia, en qué eres bueno o diferente, qué aportas, y de algún modo facilitar un próximo contacto (con un teléfono, email, tarjeta…). Sin embargo, este mismo contenido se puede contar de muchos modos, y ahí está la clave. Para ello lo importante en realizar un trabajo previo, que consiste en lo siguiente:

  1. Conocerte muy bien, tanto tus puntos fuertes como los débiles y lo que ofreces. Realiza un autoanálisis en profundidad para destacar muy pocas cosas.
  2. Estructura el mensaje que quieres dar al presentarte.
  3. Escribe y practica tu presentación y ensaya y ensaya… hasta que salga natural.
  4. Adapta tu presentación a quien tienes delante y a la circunstancia. No es lo mismo presentarte en una formación que cuando vas a ofrecer un servicio o producto concreto.
  5. Haz un buen enlace con lo que sigue,  también adaptado a la circunstancia. Por ejemplo, puedes pasar a presentar la marca que lleva el producto, con una frase de enlace (“una vez me he presentado, paso a hablaros de mi marca…”), o pasar al siguiente participante de una ronda (“Y ahora cedo la palabra al siguiente participante, que también os interesará”), o a un contenido (“Y ahora voy a entrar en materia, que lo estaréis esperando”).

¿Crees que con esto has terminado? Nada más lejos, porque cuando llegues al momento de presentarte, todo puede cambiar, y la comunicación no verbal es clave.

Cómo presentarse en una reunión de trabajo no verbalmente

En primer lugar, empatiza con quien tengas delante, capta señales no verbales de interés o falta de este, y aprovéchalas a tu favor. Puede que la otra persona, si sois solo dos, tenga prisa, o que la anterior presentación les haya dejado aburridos, o que, por algún motivo, haya una actitud hostil.  Si es así, haz evidente lo que sucede:

  • “Como veo que tienes prisa, te lo cuento muy brevemente y te paso el resto por email”.
  • “Bueno, veo que es una hora difícil para presentaciones, así que seré breve / intentaré hacerlo entretenido”.
  • “Quizá no sea el mejor momento para hablaros de esto, pero me gustaría que le dierais una oportunidad a lo que vengo a contaros”.

Sea como sea, hay una serie de pautas clave a la hora de presentarte no verbalmente.

  • Posición erguida, que ayuda a dar una visión positiva de ti mismo.
  • Por supuesto, utiliza una sonrisa abierta y trata de transmitir afabilidad. Si estás enfadado o triste por algún motivo, trata de cambiar tu emoción.
  • Evita las señales verbales que te restan poder: sentarte en el borde de una silla, juntar las rodillas hacia dentro, meter las manos debajo de la mesa…
  • Refuerza las señales verbales que te dan poder: Abre los brazos expandiendo tu espacio, siéntate con la espalda bien apoyada en el respaldo y la cabeza erguida, muestra tus manos (las manos en los bolsillos o cruzadas pueden indicar autoprotección, o que quieres ocultar algo)
  • Controla tu mirada. Mira siempre a tu interlocutor a los ojos. Si bien no tiene que ser una mirada fija, la gente se siente implicada cuando la miras. Si tienes varios interlocutores, pasea la mirada entre ellos.
  • Si estás en situación de dar la mano, hazlo con firmeza, pero sin aplicar fuerza. Dar la mano es el gesto más aceptado en diferentes culturas empresariales, tanto a hombres como a mujeres. Sin embargo, en una cultura de alto contacto como la española, es más usual dar dos besos cuando tu interlocutora es una mujer. Pero en culturas de bajo contacto como las de norte de Europa, es muy importante dar la mano, en lugar de dos besos. Tanto, que puede hacer que pierdas un contrato.
  • Si puedes elegir una posición en la mesa, cuida no elegir una que no te dé poder. La cabecera es la posición donde tienes mayor control y jerárquicamente te sitúa arriba, pero otras posiciones de la mesa no están mal (por ejemplo, a derecha e izquierda de la cabecera, o en un lugar central en la mesa). Evita situarte en el lugar más cercano a la puerta. Salvo que sea la cabecera, es un lugar desfavorable en una reunión.

Cómo despedirse en una reunión de trabajo

No puedes obviar la despedida, porque es muy importante. A veces, porque tienes prisa, o porque crees que el trabajo ya está hecho, puedes descuidarla, y es un grave error. La despedida es tan crucial como los primeros momentos, porque el recuerdo que va a tener la persona de ti está tan influido por ella como por la presentación.

Por eso, debes tener en cuenta lo siguiente:

  • Salvo que sea una reunión multitudinaria, despídete de todos los participantes en la reunión. Si son pocos participantes, no cuesta nada dar la mano a cada uno de ellos. Aunque sea de forma general, si son muchos, trata de tener un gesto para cada uno, aunque sea tan solo un breve movimiento de cejas.
  • Intenta que todos se sientan tan implicados como al principio, tu mirada debe abarcarlos a todos al despedirte.
  • Utiliza una fórmula cortés de despedida: “Gracias por tu/vuestro tiempo, confío en que te/os haya interesado”, “Ha sido un placer compartir este tiempo contigo / con vosotros”, “Nos mantenemos en contacto”, “Me gustará saber de ti / de vosotros”.
  • Si hay una próxima reunión o contacto, no dejes de aludirlo:  “Estamos en contacto por teléfono / por mail”,  “Me encantará recibir tu opinión en cuanto hayas leído el documento”, “Estaré encantado/a de volver a verte”. Son frases que, acompañadas de un apretón de manos, refuerzan el vínculo y ayudan a mantener el contacto.
  • Si tienes una tarjeta de visita, es el momento de darla. Indica el mejor medio de contacto de los que aparecen en ella. Si tienes que intercambiar el teléfono o el mail, mientras chequeas tu móvil, no abandones el contacto visual o el corporal totalmente. Si tienes confianza, puedes mantener un contacto sobre el brazo de la otra persona, si tienes menos, puedes simplemente no dejar de mirarla del todo mientras anotas el dato de contacto en tu móvil.  
  • Recuerda que intercambiar tarjeta o datos de contacto no es el final de la interacción. Saluda, sonríe, agradece y despídete después de hacerlo.

Todo esto, cada vez, con cada persona, y en cada reunión, puede resultar un esfuerzo sostenido, pero es necesario. Recuerda que una de las bases del networking es la comunicación, tanto verbal como no verbal. Cuanto más practiques, mejor te saldrá y requerirá menos esfuerzo. No esperes la perfección al principio,  recuerda que, en esto, como en todo, “la práctica hace al maestro”.


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