Después de una dura jornada laboral, ¿has tenido la sensación de no haber podido completar todas las tareas que tenías previstas? Aunque no lo creas, esta es una sensación más frecuente de lo que imaginas, la tienen muchísimas personas.
Descubre cuáles son los ladrones de tu tiempo y aprende a gestionarlo
Son muchos los emprendedores y directivos que comienzan el día con una interminable lista de tareas pendientes, que en lugar de disminuir, parece que se duplican al finalizar la jornada. Descubrir cuáles son los ladrones de tu tiempo y saber cómo gestionar éste de manera eficaz, son dos poderosos aliados que, no sólo te ayudarán a finalizar el día sin esa terrible sensación de que no has hecho nada de provecho, sino que además te mantendrán con una motivación alta.
Los ladrones de tiempo son esas pequeñas actividades que solo llevan unos minutos, pero que al final terminan por acaparar la mitad de tu jornada laboral. Son actividades que interrumpen tu concentración y provocan que las tareas importantes se pospongan.
Repasa todas las actividades realizadas
Para identificarlos, sólo tienes que dedicarle unos minutos al finalizar tu jornada. Haz un repaso a todas las actividades que has realizado ese día y anota aquellas que te quitaron tiempo para realizar tus obligaciones principales. Esas son las que tienes que tratar de eliminar en el futuro.
Tipos de ladrones de tiempo
Aunque existen muchos tipos de ladrones de tiempo, algunos son comunes en casi todos los trabajos: Llamadas de teléfono inesperadas, correos electrónicos que no paran de llegar, reuniones improductivas o atender consultas o dudas de compañeros, son las más frecuentes.
Una vez que tengas claro cuáles son los ladrones de tu tiempo, sólo tienes que establecer un plan para que no te roben más tiempo del imprescindible. ¿Cómo? Dependerá de la actividad que realices y del cargo que desempeñes. Hay que valorar las tareas que pueden esperar y las que no, también buscar las formas más efectivas de combatir esas pérdidas de tiempo.
Claves para gestionar el tiempo de manera eficaz
La gestión eficaz del tiempo te ayuda a terminar tus tareas y cumplir con los plazos establecidos. También provocará que te sientas menos fatigado y agobiado por culpa de la acumulación de tareas.
¿Cómo conseguir una gestión del tiempo eficaz? Lo cierto es que no es tan difícil como parece. Sólo necesitas un poco de constancia y fuerza de voluntad para transformar tus hábitos siguiendo estos sencillos consejos:
1. Identifica tus ladrones de tiempo para poder combatirlos.
Este es el primer paso que debes dar antes de comenzar a planificar tu agenda laboral. Saber qué tareas te roban más tiempo te ayudará a combatirlas. Reserva un espacio concreto para estas actividades, de tal forma que no puedan ocuparte más del tiempo que le has asignado. Por ejemplo, puedes limitarte a consultar tu email dos o tres veces durante la jornada. Identificar los correos más importantes para leerlos y contestar, dejando el resto para el final de la jornada.
2. Planifica tu jornada laboral.
Todos los días, dedica los diez primeros minutos de la jornada laboral a planificar qué tareas tienes que realizar. Lo mejor es hacerlo por escrito para que no se te olviden. Puedes realizar un listado con las tareas o un cronograma, señalando el tiempo que le dedicarás y la hora concreta a la que llevarás a cabo cada tarea.
3. Prioriza las tareas.
Siempre hay tareas que son más importantes o urgentes que el resto. Debes aprender a identificar estas actividades para establecer cuáles se deben realizar en primer lugar.
4. Delega.
Tienes que aprender a delegar. Siempre hay tareas que pueden realizar otras personas. Si delegas, tendrás el tiempo para dedicárselo a los asuntos esenciales que además son los que suelen revertir en mayores beneficios.
5. Aprende a decir no.
No tengas miedo a decir no de vez en cuando, especialmente cuando tu lista de tareas no para de crecer y no tienes tiempo para cumplir los plazos.
6. Reserva tiempo para imprevistos.
Además de los ladrones de tiempo pueden surgir otros imprevistos, fuegos que hay que apagar con urgencia. Reservar 30 minutos de tu tiempo al día para estas situaciones, te ayudará a planificar más eficazmente tu jornada.
7. Planifica tus pausas.
Los descansos a lo largo de la jornada laboral son importantes para que aumenten tu rendimiento. Descansa unos cinco minutos cada hora o diez minutos cada dos horas.
