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Cómo organizar tu tiempo para no perderlo. Herramientas de gestión del tiempo


Actualizado: 28 enero, 2025 |

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Una de las cosas que más valora (o al menos debería valorar) un emprendedor es su tiempo.  En el caso de los autónomos, tiempo significa productividad y valor. De ahí se deduce que no reconocer correctamente a tu ladrón de tiempo te impide una correcta organización y tiene consecuencias negativas para tu negocio. No solo que no generarás tanto valor como que además podrías, por no llegar a tiempo al plazo establecido, llegar a perder algún contrato o cliente (y no hay nada más valioso que un cliente, ¿o no?). Vamos a mostrarte cómo aprovechar bien tu tiempo.

A continuación te mostramos algunas técnicas para no malgastar tu tiempo, y algunas herramientas de gestión del tiempo que te pueden ayudar a optimizarlo

1. GETTING THINGS DONE

Si a estas alturas no sabes ya que tu memoria no es infalible, o tienes una memoria prodigiosa o no has gestionado muchas tareas. David Allen ideó este método al darse cuenta de que confiar en la memoria para gestionar el tiempo no era eficaz. El propuso vaciar la memoria en “contenedores” externos: agendas, listas, correo electrónico, Google calendar…

Su técnica se basa en cinco pasos:

1.RECOPILAR: Se trata de anotar en la herramienta que elijas (la más sencilla, un cuaderno físico o aplicación de notas virtual) todas los “elementos” que tienes pendientes (la mayoría serán tareas, pero otros pueden ser piezas de conocimiento, o información útil). Los puedes anotar al final de cada día (las más urgentes) y al principio de semana.

2. PROCESAR: Aquí hay que hacer la tarea de priorizar y organizar las tareas. Habrá elementos que requieran una acción. Para las tareas que debes hacer tú, debes hacerlas, pero también puedes delegar (aquellas que puedas) o posponer). Eso sí, “cualquier tarea que puede hacerse en menos de 2 minutos, debe hacerse inmediatamente”, sostiene Allen.  Los elementos que no sean tareas puedes: archivarlos como referencia, desecharlos si no proceden o dejarlos en cuarentena si requieren mucho tiempo para analizarlos.

3. ORGANIZAR. Ahora se trata de clasificar las tareas.

ACCIONES PRÓXIMAS: Es lo más inmediato, es lo URGENTE. Debes hacerlo sin dilación.

PROYECTOS: Algo que lleva más de dos o tres acciones, es un proyecto. Los proyectos deben ser revisados cada cierto tiempo para ver si se están realizando las tareas. En un proyecto puede haber tareas URGENTES, y otras IMPORTANTES.

EN ESPERA: Es una tarea que depende de un tercero. Tareas IMPORTANTES, pero no URGENTES, pueden ser delegadas.

QUIZÁ / ALGÚN DÍA: Son acciones que quieres realizar, pero no son posibles ahora. Podrían ser IMPORTANTES, pero no URGENTES. Y también puede que no sean ni lo uno ni lo otro (si no las habías desechado antes, este es el momento, en este último caso).

Herramientas que te pueden ayudar con “Getting Things Done”

1.1 ASANA

Plataforma de gestión de proyectos “todo en uno” que ofrece varias funciones y herramientas, y una interfaz muy interesante. Algunas de sus funciones son Workflow Builder: (herramienta visual que permite crear flujos de trabajo en equipo personalizados), objetivos estratégicos (permiten establecer métricas de cumplimiento de objetivos) y diagramas de Gantt (forma gráfica de mostrar recursos, plazos y el progreso de los proyectos)

1.2 MICROSOFT PROJECT

Es reconocido por su gran desempeño en proyectos individuales, aunque no es tan popular cuando se trata de múltiples proyectos en curso. Incluye diagramas de Gantt, vistas de cuadrícula y tableros, y funciones de gestión de recursos que ayudan a administrar tareas y equipos.

Microsoft Project funciona muy bien, lógicamente, con otras aplicaciones de la “familia Microsoft”, como Teams, Outlook o Sharepoint, por lo que si trabajas ya con ellas es ideal.

2. EL TABLERO DE KANBAN

Esta valiosa herramienta es a la productividad como el DAFO a la estrategia.  KANBAN significa “Señal visual” y es en efecto una forma gráfica de mostrar el progreso del trabajo y coordinar un equipo para un proyecto que involucre varias tareas. Según David Anderson, uno de sus principales promotores, una tabla de KANBAN se compone de:

  • señales visuales: normalmente tarjetas de colores. Una tarjeta es una tarea o, en el caso de clientes, una historia de cliente o usuario. Suelen usarse códigos de colores para expresar el tipo de tarea.
  • Columnas: cada columna es una fase del flujo de trabajo.  La clasificación más sencilla es “por hacer”, “en curso” y “terminado”
  • límites del trabajo en curso: señala el máximo de tarjetas que puede haber en cada columna, para que no se cree un cuello de botella.
  • un punto de compromiso:  El “backlog” es un contenedor donde se acumulan todos los proyectos que podrían hacerse. Punto de compromiso es en el momento en que un proyecto empieza a realizarse.
  • un punto de entrega.  Es el punto final del flujo de trabajo. Normalmente se establece un plazo para terminar dicho flujo y entregar el producto (si es algo que hacemos para el cliente). Si no es un trabajo para el cliente, el plazo lo establecemos nosotros mismos.

Una forma muy sencilla de verlo es este tablero de Kanban de las tareas de una familia (que podría considerarse un equipo de trabajo, en cierto modo 😊):

Herramientas que te pueden ayudar con tableros Kanban

2.1 TRELLO

Es una de las herramientas más usadas. Permite visualizar de manera simple los proyectos y gestionar las tareas simplemente arrastrando y soltando. Además permite compartir y colaborar, incluso con usuarios que no dispongan de la aplicación

2.2 BASECAMP

Es una herramienta sencilla y de muy fácil manejo, muy útil para equipos reducidos de trabajo. Permite trabajar con tableros Kanban mediante listas de tareas pendientes, también tiene tableros de mensajes en los que incluir a los integrantes de un proyecto y una función de programación de proyectos para que no se nos escapen las fechas clave.

3. ENFÓCATE EN LO QUE ESTAS HACIENDO

Debes tener en cuenta que, si dispones de mucho tiempo para realizar una tarea, lo normal es que la tarea se expanda a lo largo de ese tiempo. Es importante tener tiempos limitados para realizar cada tarea, te ayudará a ser más productivo. También puedes establecer una programación de lo que vas a hacer a lo largo del día.

Por otra parte, ten en cuenta que la multitarea está sobrevalorada.  Los psicólogos nos explican que la atención humana no se puede dividir, salvo que realices tareas que no sean de la misma naturaleza (como correr y hablar). Por tanto, es importante que cuando estés haciendo una tarea, te enfoques en ella. El sistema pomodoro (llamados así por el temporizador con forma de tomate que utilizaba su creador Francesco Cirillo) divide el tiempo en unidades de 25 minutos, tras los cuales dispones de 5 para descansar. Si consumes tres unidades de tiempo, descansas 15 minutos, por ejemplo. Lo importante es que cuando trabajes, estás trabajando, y cuando descansas, estás descansando. De este modo el tiempo de trabajo es más eficiente

Herramientas que te pueden ayudar a enfocarte

3.1 Pomodoro Tracker

Pomodoro Tracker es una herramienta tan sencilla como el método. Simplemente puedes añadir tareas a realizar, y tiene un temporizador que establecerá periodos de 25 minutos, pasados los cuales puedes descansar 5.

3.2 Forest

Es una sencilla App para controlar uno de los mayores ladrones de tiempo: El móvil. Si quieres evitar ver las notificaciones o mensajes del móvil durante el móvil instálala y actívala cuando quieras estar concentrado.  Forest muestra visualmente el tiempo como un árbol que crece. Cuanto más tiempo estés concentrado (y con el móvil inactivo como fuente de distracción) más crecerán tus árboles.


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