La organización de los documentos en el entorno laboral es una de las bases principales para el buen funcionamiento de cualquier empresa o profesional. A primera vista, puede resultar aburrido, una tarea simplemente administrativa, pero su impacto va mucho más allá de tener el espacio ordenado. El entorno de trabajo desordenado genera estrés y frustración. Y al contrario, una oficina organizada transmite tranquilidad y control, facilita la concentración, disminuye la ansiedad y aumenta la confianza en el desempeño de las tareas. Por eso en el post de hoy, vamos a darte los mejores consejos para ordenar y organizar los documentos de la oficina.

La importancia de archivar los documentos
Para entendernos bien, el verbo archivar lo utilizamos para referirnos a la acción de guardar los documentos que ya no se usan de forma activa, pero que, debido a su importancia, no podemos perder o extraviar. Lo más importante de archivar documentos radica en lograr que la información esté accesible en todo momento, y es un buen hábito para un emprendedor.
Esta pérdida de tiempo, acumulada, puede representar horas de trabajo que podrían haberse utilizado de forma más productiva. También hay que considerar las posibles sanciones o multas que pueden producirse por no localizar un documento fiscal o contractual a tiempo. O las oportunidades de negocio perdidas porque no se pudo presentar una propuesta o no se localizó el contrato de un cliente.
Además, desde la perspectiva del cliente, entrar en una oficina desorganizada causa una mala impresión. Puede transmitir falta de profesionalidad o incluso despreocupación por los detalles. En cambio, una organización meticulosa demuestra compromiso, seriedad y profesionalismo.
La organización de los documentos físicos
El entorno de oficina es un ecosistema complejo, donde la gestión y la fluidez de la información son vitales para su buen funcionamiento. Cada sector y empresa tienen particularidades, pero hay ciertos documentos esenciales que, manejados adecuadamente, pueden mejorar enormemente la productividad y la eficiencia. Entre los más importantes, se encuentran:
1. FACTURAS: Tenerlas ordenadas facilita la contabilidad y evita problemas fiscales
2. CONTRATOS: Mantenerlos accesibles y seguros es crucial para cualquier negociación o referencia
3. DOCUMENTOS FINANCIEROS: Estos documentos ayudan a mantener el flujo de caja en orden y son esenciales para realizar auditorías
4. MANUALES Y PROCEDIMIENTOS: Cada empresa tiene políticas y procedimientos que deben ser seguidos por todos los empleados. Tenerlos bien organizados y accesibles, garantiza que todos sepan cómo actuar en diferentes situaciones.
5. ACTAS DE REUNIONES: Ayudan a que todos tengan una misma información y sirven como referencia para tomar futuras decisiones
6. DOCUMENTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS: Incluye desde los contratos laborales hasta el registro de vacaciones, las evaluaciones de desempeño y los datos personales de los empleados.
7. LICENCIAS Y PERMISOS: Dependiendo del tipo de sector, puede ser crucial tener las licencias y permisos al día en un lugar seguro y de fácil acceso.
No importa cuanto haya avanzado la tecnología, la organización física sigue siendo un pilar en cualquier oficina. Por eso, seleccionar las herramientas adecuadas para archivar puede marcar una gran diferencia en la gestión diaria. En cuanto a los métodos de organización, estos son los más relevantes:
1. CARPETAS Y ARCHIVADORES: Sirven para categorizar y organizar los documentos de la oficina. Es esencial etiquetarlos correctamente y tener un sistema, ya sea alfabético, cronológico o por temática.
2. ETIQUETAS Y DIVISORES: Estos permiten segmentar la información dentro de las carpetas y archivadores, facilitando la búsqueda rápida de documentos.
3. ZONAS DE ARCHIVO: Es importante tener áreas especificas en la oficina para el almacenamiento, ya sea un armario, una habitación o una zona concreta, esto ayuda mucho a mantener el orden.
4. CAJAS DE ALMACENAMIENTO: Para documentos que no se usan a diario, pero que necesitan ser conservados, las cajas etiquetadas y almacenadas adecuadamente son esenciales.
Claves para lograr una organización digital
La revolución digital nos está llevando a tener cada vez más documentos digitales que físicos. Aunque estos documentos no ocupan un espacio tangible, organizar los documentos de la oficina, a nivel digital, es igual de importante que la organización de los documentos físicos.
Entre las directrices más importantes a tener en cuenta en relación a los documentos digitales, está el hecho de que hay que asegurarse de que nuestro equipo de trabajo conozca y esté familiarizado con las pautas que se hayan establecido para el archivo de documentos digitales. El mayor enemigo del orden digital es que varias personas accedan al mismo sistema y cada una actúe por su cuenta. Así, es importante establecer la rutina de que, nada más que se genere un archivo, se pase inmediatamente a clasificarlo y a nombrarlo. Si se deja para más tarde, es posible que se olvide y se quede sin hacer. Luego, será difícil encontrarlo.
Para una organización digital adecuada, estos son los elementos principales que debemos tener en cuenta:
1. SOFTWARE Y APLICACIONES ÚTILES
En el mercado actual podemos encontrar diversas herramientas digitales, por ejemplo, los gestores documentales, que facilitan la categorización de archivos y ofrecen opciones para compartir, editar y colaborar en tiempo real. Plataformas como Dropbox, Google Drive o Evernote se han vuelto imprescindibles en la organización de documentos de trabajo.
2. SISTEMAS DE NOMENCLATURA
Es crucial que al nombrar los archivos digitales se utilicen términos claros y descriptivos. Una buena práctica es incluir fechas, palabras clave y una breve descripción. Por ejemplo, “Factura_ Abril 2024_EmpresaX.docx”
3. COPIAS DE SEGURIDAD Y ALMACENAMIENTO EN LA NUBE
En relación con documentos digitales una posible pérdida de información puede resultar devastadora. Por eso, es vital realizar copias de seguridad regularmente y considerar el uso de los servicios en la Nube. Estos no solo garantizan la disponibilidad inmediata de los documentos desde cualquier dispositivo, sino que además ofrecen capas adicionales de seguridad.
Si decides dar el paso de digitalizarstu empresa, una de las primeras tareas que tendrás que llevar a cabo es organizar los documentos de la oficina digitalmente. Tiene grandes ventajas, pues dejarás de tener una enorme cantidad de papeles por todas partes, con el subsiguiente ahorro de espacio y el extra de seguridad que te ofrece no depender de documentos en soporte físico que pueden terminar degradándose.
Por último, es importante tener en cuenta que no es imprescindible guardarlo todo. La acumulación de documentos innecesarios, ya sea en formato físico o digital, puede generar confusión y reducir la eficiencia. Es vital implementar una política de retención documental, determinando cuánto tiempo se deben conservar ciertos archivos y cuando es apropiado descartarlos.
En resumen, la organización de los documentos, aunque a menudo subestimada, es un pilar fundamental en cualquier oficina que aspire a la eficiencia y a la excelencia. No solo se trata de saber dónde está todo, sino de establecer sistemas que impulsen la productividad y faciliten el flujo de trabajo.